Ini merupakan salah satu fitur kecil yang ada pada Ms.Word baik 2003 maupun 2007, dengan cara mengubah sedikit settingan default. Sehingga Ms.Word dapat secara otomatis membuat back-up copy (file cadangan) dari hasil kerja Anda.
Suatu hal dapat membuat Anda frustasi saat Anda akan bekerja pada sebuah dokumen yg telah disimpan dan kemudian kehilangan dokumen tersebut sebagai akibat kegagalan daya komputer dalam menyimpannya. Dengan mengubah settingan default, maka kejadian tersebut dapat dihindarkan. Ketika settingan “always create a back-up copy” diaktifkan, maka dokumen salinannya akan selalu dibuat. Setiap backup copy menggantikan backup copy sebelumnya. Untuk setiap nama filenya akan selalu ditambahkan dengan kata “Backup…” . File backup copy akan selalu ditempatkan pada folder yang sama pada file aslinya. Note: Jika anda menghapus dokumen asli tanpa menyimpannya, maka backup copy tidak akan menyimpan data tersebut.
Untuk Ms.Word 2003
Untuk mengubah setting-an menjadi always backup copy yaitu
1. Pada menu Tools, klik Options dan geser pada bagian Save
2. Pilih Always create a backup copy
Untuk membuka dokumen yg telah di backup
1. Buka doc yg diinginkan dan telah dibackup
2. Pada files of types, klik all files
3. Pada menu bar, pilih Views dan klik Details
4. Pada kolom Name maka akan muncul Backup of Document Name
5. Pada kolom Type maka akan muncul Microsoft Word Backup Document
6. Klik dua kali pada file kopian
Untuk Ms.Word 2007
Untuk mengubah setting-an menjadi always backup copy yaitu
1. Klik pada Microsoft Office Button, dan klik Word Option
2. Klik Advanced
3. Geser pada bagian Save dan klik pada always create a backup copy
Untuk membuka dokumen yg telah di backup
1. Klik Microsoft Office Button, dan klik Open
2. Pada Vista klik File Name sedangkan Pada Windows XP File of Types, kemudian klik All Files
3. Masuklah ke dalam file yang diinginkan
4. Kemudian klik Views dan klik detail. Pada kolom Name, muncul nama dari backup copy yaitu Backup of Document Name. Sedangkan pada kolom Type akan muncul Microsoft Word Backup Document
5. Kemudian klik dua kali pada backup copy tersebut
